Dealing with Abbreviations while Translating Official Documents

Author
Devin Gilbert
Published

Just had a pretty funny soliloquy burst forth from my keyboard while answering a student's question about translating abbreviations in official documents (certified translations). Whole thing's in Spanish so please enjoy all you Spanish speakers. Otherwise, I hope any automated translation anyone uses on this blog has a real hard time with this one 🤓

Here is a link to the Colombian birth certificate my students were translating when one of them asked me the following question.

La pregunta de mi estudiante

Noté que la traducción ejemplar tradució "CC Nro" como "Citizenship Card Number". Yo sabía que Nro era una abbreviación de número, pero ¿cómo superion del Citizenship Card? ¿A qué punto puede uno tomar la libertad de deletrear Citizenship Card Number en vez de simplemente agregar lo que tiene el original tal cual está? Tuve el mismo problema con la sección del mes. El original tenía escrito AGS, pero AGS no significa Agosto en inglés. ¿Ustedes qué piensan?

Mi respuesta

Cuando hay siglas cuyo significado desconocemos, debemos investigarlas tal como investigaríamos cualquier otra cosa del documento original que no entendemos. Entonces yo suelo hacer muchas búsquedas Google (o consultas a LLMs) como esta consulta que hice para descubrir el significado de CC en este contexto particular:

la sección de documento de identificación, acta de nacimiento de Colombia, qué significan las siglas «CC»?

Así fue que Google me llevó a de la web de la Registraduría Nacional del Estado Civil que tiene un bonito glosario y supe que «CC» significa «cédula de ciudadanía». Igual nos es razonable suponernos que entre los datos de entrenamiento de un LLM como Claude o Gemini o lo que sea casi seguro que figura esta misma página web (y muuuuuuuuchas cosas más) entonces nos dará la misma respuesta (y nos la dará porque contextualizamos bien nuestra consulta). La traducción de «Citizenship Card» me pareció lo más adecuado y comprensible para «CC» porque había espacio en esos renglones para poner algo más largo y detesto las abreviaciones (como todo buen traductor 🤠).

Ahora, con lo de AGS, claro que «AGS» no significa «August» en inglés entonces... ¡lo tenemos que traducir! (por eso puse «AUG») Por lo general las siglas se deben traducir como cualquier palabra o frase. Ahora bien, corremos mucho riesgo cuando traducimos las siglas con siglas porque si no son siglas de uso normal y estándar en la lengua de llegada (el idioma meta), entonces ¿para qué sirven? Solo sirven para confundir.

Un ejemplo más complicadito

Tomemos el ejemplo de «NUIP», el cual Significa Número Único de Identificación Personal (la definición está en el mismo glosario donde encontré el significado de «CC»). Si decidimos que una traducción coherente es «Unique Personal Identification Number» pero solo escribimos en nuestra traducción «UPIN», todos van a preguntarse qué carambañameños significa «UPIN» porque esas no son siglas de uso común en inglés («PIN» lo son, pero no «UPIN»).

Si investigamos un poco más (tratando de entender el concepto del NUIP y no solo las palabras), descubriremos que el NUIP funciona para los colombianos como funciona el número de Seguro Social (el sóchul, el sócial, es decir, el social) entonces de repente se nos tienta traducir «NUIP» como «SSN» porque son siglas conocidas en inglés y representan un concepto parecido. Sin embargo, esto puede resultar en problemas porque luego los que leen nuestra traducción creerán que fulano de tal tiene un sócial cuando en realidad, quién sabe, nunca pisó suelo estadounidense y es un colombiano que solo tiene NUIP como me imagino que lo tienen todos los colombianos.

Pero en nuestra traducción misma, ya que se nos ha pedido seguir las normas de la traducción jurada y mantener el formato del documento original, no hay espacio en ese recuadro pequeñito para escribir «Unique Personal Identification Number» ni mucho menos toda una explicación, aunque breve, de lo que es un NUIP y qué función tiene en la vida tramitense y registradurística de los colombianos.

¿Qué hemos de hacer entonces? Pareciera que el cantante de Las barbas de mi chivato cantara «Las siglas de esta traducción, ¿por qué pues se han de perder?». No sé si tengo una respuesta decisiva, pero veamos algunas opciones (muchas de ellas poco comunes):

  • Lo que hice en la traducción ejemplar: solo poner «NUIP» sin traducirlo. Pensándolo ahora, no sé si fue la mejor decisión. Si no lo traducimos nosotros, ¿quién lo traduce?
  • Solo poner «NUIP» pero convertir las letras en un enlace que les llevará al lector a la página web de Wikipedia que explica qué es el NUIP. Una solución graciosa que solo funciona si el lector tiene la versión digital (el archivo PDF, por ejemplo) de nuestra traducción.
  • Poner «NUIP» pero insertar una nota al pie de página (un gran reto ya que nos costó un ojo de la cara hacer que nuestra traducción cupiese en una sola hoja). Creo que en la traducción ejemplar, hubiera optado por esta solución.
  • Poner «ID #», una abreviación que sí entenderán los que saben inglés (pero con esta solución se pierde qué tipo de número de identificación (no es cualquier número, ¡es el NUIP mismo!)).
  • Poner «✨NUIP✨» pero rodearlo de dos emojis de destello ✨ para resaltar su importancia. Otra solución divertida que realmente no me atrevería a implementar en una traducción certificada.

Conclusión

En fin, hay que pensar en la meta de la traducción y en los lectores posibles de la traducción para abordar el problema de manera estratégica 🤠